Waarom een project leiden iets anders is dan het regisseren van een proces!

12-6-2017 - John Goedee

Van oudsher zijn onze organisatieconfiguraties verticaal en functioneel, in het ontwerp van een hark georganiseerd. Degene die de macht heeft, de projectleider, geeft leiding aan werkzaamheden die top-down plaatsvinden. Soms gebeurt het dat een project of programma wordt opgezet om een nieuw product of dienst te ontwikkelen. Bij een project is het dan de bedoeling dat binnen een bepaalde tijd, budget en planning een bepaald resultaat wordt gerealiseerd. Een programma bestaat weer uit meerdere projecten die deelresultaten opleveren en die leiden tot een vooraf geformuleerd eindresultaat. Om een dergelijk initiatief van de grond te krijgen zijn dan verschillende medewerkers van diverse afdelingen betrokken. Omdat een dergelijk initiatief eenmalig is en disciplines van verschillende afdelingen nodig zijn, wordt een project opgezet, met een projectleider en soms werkgroepen en een stuurgroep. Het principe van een project is om door middel van klassieke managementprincipes plannen, coördineren, communiceren, commanderen en organiseren top-down, sturing op de resultaten te houden.

Bij complexe maatschappelijke vraagstukken, die de eigen afdeling of organisatie overstijgen, gelden andere principes die leiden naar succes. Om dergelijke thema’s te kunnen organiseren is horizontale regie nodig op basis van grondige kennis over het betreffende thema of deelaspecten daarvan. Er is daardoor sprake van een gezagsrelatie tussen de professionals die op basis van ieders toegevoegde waarde gezamenlijk toewerken naar het eindresultaat. Hiervan is het succes meestal pas achteraf, naar verloop van tijd, vast te stellen. Tijd, budget en planning vormen dan niet meer alleen de primaire kaders. Omdat kwaliteit aan de hand van de beantwoording van de cliëntvraag bepaald wordt gelden andere principes zoals bijvoorbeeld ‘de veiligheid, vermijden van risico’s, voorkomen van gevaar, bevorderen van zelfredzaamheid, voorkomen van recidive etc. De rol van de regisseur is om op basis van betekenisvolle key performance indicatoren die samen met de ketenpartners zijn afgesproken, het proces te begeleiden, te monitoren en te evalueren. Over hiërarchische mogelijkheden beschikt de regisseur niet. De regisseur is iemand met gezag doordat de regisseur heeft bewezen grondige kennis te hebben van een bepaald thema.

Het leiden van een project en het regisseren kennen een eigen taal en actierepertoire. Stel uzelf daarom de vraag: ‘leid ik een project of een programma of regisseer ik een proces?’